Ammattiopisto Luovi syntyi pari vuotta sitten, kun Hengitysliitto Helin koulutusorganisaatiot, Merikosken ammatillinen koulutuskeskus, Kaprakan ammatillinen koulutuskeskus sekä Hoikan opisto yhdistyivät. Luovi laajeni entisestään, kun vielä Alavuden erityisammattikoulu liittyi valtakunnalliseen ammattiopistoon.
Monen alueellisen toimijan yhdistäminen toimivaksi organisaatioksi ei ole ollut aivan yksinkertainen prosessi. Luovissa on vuosittain yhteensä noin 3 500 opiskelijaa, joista 1 460 on valmentavan koulutuksen ja ammatillisen peruskoulutuksen ja loput aikuiskoulutuksen opiskelijoita.
Tietotekniikan hyödyntämisen mahdollisuuksia opetuksessa kartoitetaan jatkuvasti. Luovin viestintäpäällikkö Susanna Kangas kokee, että tietotekniikka avaa ja avaisi uudenlaisia mahdollisuuksia myös opinnoissaan eniten tukea tarvitseville, joille tietotekniikan käyttö voi olla vieraampaa.
Matkakulut alas teknologialla
Luovin ympäri Suomea sijaitsevissa toimipisteissä toimii yhteensä yli 800 ammattilaista. Järjestelmien ja toimintatapojen yhdistäminen vie aikaa.
- Kyseessä on tietohallinnon näkökulmasta kokonaiskehityshanke. Sen avulla järkevöitämme toimintaamme: ohjelmistoja ei hankita vain tiettyyn tarpeeseen, vaan tavoitteena on että saamme laajasti jokaisella paikkakunnalla ja kaikissa toimipisteissä kokonaisuuden kuntoon, kertoo Luovin tietohallintopäällikkö Mervi Leinonen.
Office Communications Server -järjestelmän avulla henkilökunta voi keskustella pikaviestitoiminnon kautta tai kysäistä vaikka lounasseuraa. Tavoitteena on vähentää kommunikoinnin haasteita ja matkapäiviä esimerkiksi järjestelmään kuuluvan Live Meeting -palvelun avulla. Osa viikkopalavereista, johtoryhmän kokouksista tai esimiehille suunnatuista tiedotustilaisuuksista hoidetaan nykyisin virtuaalisesti. Matkakulut ovatkin vähentyneet jo jonkin verran edellisvuoteen verrattuna.
Myös Microsoft Office 2007 -siirtymää hyödynnetään toimintatapojen yhtenäistämisessä.
- Uusilla yhteisillä mallipohjilla päästään jälleen askel lähemmäksi tavoitetta, jossa Luovin dokumentit luodaan tietyn laatukriteeristön ja ohjeistuksen mukaisesti, Leinonen toteaa.
Kouluttajia talon sisältä
Luovissa ei lähdetty uudistustyöhön rytinällä. Ensin koulutettiin tietohallintohenkilöstö käyttöönottoprojektissa tarvittavan osaamisen varmistamiseksi. Seuraavaksi koulutettiin henkilökunnasta talon sisäiset kouluttajat. Viestintähenkilökunnalle opastettiin yhteisten mallipohjien luontia ja käyttöä. Kesälomien jälkeen on vuorossa henkilöstön koulutus ja ohjelmistot otetaan käyttöön saman tien myös opetuksessa. Henkilöstön koulutus hoidetaan pääsääntöisesti Luovin omalla porukalla. Helsingissä ja Oulun loppukesän koulutuksissa auttaa FC Sovelto.
- Tämä vaatii paljon suunnittelua, koska omat kouluttajamme ovat heti syksyllä muutaman päivän pois. Toisaalta on hyvä, että omat kouluttajamme saavat kokemusta, koska he opettavat ja tukevat myös opiskelijaa näiden uusien ohjelmistojen käytössä, Leinonen kertoo.
Työn alla on myös laajamittaiset CRM-järjestelmän ja Microsoft Office SharePoint Serverin (MOSS) käyttöönotot. Tällä hetkellä tietoja on tallennettuna useaan paikkaan, eikä yhteistä ja selkeää arkistointijärjestelmää ole. Tiedottamisen, koulutusmarkkinoinnin ja opiskelijahallinnoinnin tarpeet ovat kaikki erilaisia. Lisäksi olisi tarvetta luoda työkaluja esimerkiksi työharjoittelupaikkojen tietojen ylläpitoon. Intranetit, extranetit, sähköiset työpöydät ja portaalit ovat suunnittelun ja määrittelyn alla.