Ratkaisutarinoita - todelliset hyödyt

Olemme keränneet tälle sivulle esimerkkejä asiakkaidemme ratkaisutarinoista. Ota yhteyttä myyntipalveluumme, ja tehdään yhdessä yrityksellenne ratkaisutarina.

Finnair Network Control Centerille Excel-sovellus 

Lentoyhtiö Finnairin hermokeskus on Network Control Center (NCC), liikenteen ohjauskeskus, joka tekee päätöksiä, koordinoi toimintaa ja pitää yhteyttä lentokoneisiin ympäri maailmaa 24 tuntia vuorokaudessa. Finnairin Network Control Centerin toimiessa vuoden jokaisena päivänä ympäri vuorokauden asettaa se paljon haasteita myös työvuorojen suunnittelijoille.

Sovelto toteutti Network Control Centerille uuden Excel-pohjaisen sovelluksen, jolla työvuorojen suunnitteluun käytettävä aika pystyttiin puolittamaan.

Uusi työkalu laskee automaattisesti vuorojen välille jätettävät lepoajat, työtunnit, työvuorojen lukumäärät sekä hälyttää mahdollisista virheistä. Kaikki edellä mainitut asiat tehtiin aiemmin manuaalisesti, joka vei huomattavasti aikaa. Uusi Excel toimii kalenteripohjaisesti ja työvuorolistan suunnittelijan tarvitsee enää päivittää työvuorotyyppejä ja määriä, joita kohdistetaan henkilöille.

”Uuden excel-sovelluksen myötä olemme pystyneet puolittamaan työvuorojen suunnitteluun käytettävän ajan” kertoo Harri Kivilaakso Finnairilta.

Aiemmin kolme henkilöä käytti vuosittain yhteensä 144 päivää työvuorojen suunnitteluun. Uuden ratkaisun avulla tämä aika on saatu puolitettua 72 päivään. 

Tapiolassa klikataan kaveri näytölle

Tapiola-ryhmä uudisti toimistojaan virtuaalisemmiksi vuonna 2008. Joulukuussa 2008 Virtuaalitoimisto-projektin tuloksena kaikille työntekijöille tarjoutui mahdollisuus käyttää uusia viestintäratkaisuja. Uudistuksella kannustetaan vähentämään matkustamista ja tuetaan työhyvinvointia.

Tapiola-ryhmä päivitti Microsoft Communications ympäristön uuteen versioon (OCS 2007). Office Communications Server (OCS) 2007 toi uusia mahdollisuuksia ja ratkaisuja Tapiolan sisäiseen viestintään. Päivitettyjen ohjelmien ympärille rakennettiin virtuaalinen toimistympäristö, jonka tarkoitus on helpottaa jokapäiväistä työskentelyä. Yhdistetyt viestintäratkaisut säästävät aikaa ja helpottavat päivittäistä yhteydenpitoa Tapiolan eri toimipisteiden välillä.

Case: Tampere – Espoo matkustajat
Tampereelta Espooseen aiemmin 3 päivää viikossa matkustaneet 30 ”heavymatkustajaa” käyvät nykyään enää 1 päivän viikossa Espoossa Office Communicator ratkaisun ansiosta. Säästetty matka-aika on yhteensä 240 tuntia viikossa.

Case: Tapiola Pankin talouskatsaukset
Tapiola Pankki järjestää kuukausittain laajoja talouskatsauksia ja työkokouksia. Aiemmin henkilöt matkustivat tiettyyn toimistoon tapahtumia varten. Nykyään tapahtumat järjestään Office Communicatorin ja/tai Live Meeting sovelluksien avulla virtuaalisesti ja jokainen osallistuu siihen omalta työpisteeltään.

Case: Tapiolan campus-alueen palaverit
Tapiolan campus-alueella työskentelee noin 2 000 henkilöä ja sisäiset palaverit vaativat ennen siirtymistä talosta toiseen. OCS mahdollistaa web-liittymän kautta käytävät videoneuvottelut ja puhelut omalta työpisteeltä.  2-3 hengen sisäiset palaverit neuvotteluhuoneissa ovat vähentyneet OCS -ratkaisun avulla yli 40%.  

Case: Tapiolan puhelinpalvelu
Tapiolan valtakunnalliset puhelinpalvelukeskukset sijaitsevat Espoossa, Tampereella ja Kuopiossa.  Asiakaspalvelun taso on noussut OCS-ratkaisun myötä, kun asiakaspalvelijat voivat kysyä kolleegoiltaan apua chatissä samanaikaisesti palvellen asiakasta.

Immateriaalioikeuksien hallinta edellyttää toimivaa prosessia

Berggren-yhtiöt on Suomen johtavia immateriaalioikeuksiin erikoistuneita asiantuntijayhteisöjä. Berggrenin palveluvalikoima kattaa kaiken aineettomien oikeuksien suojaamisesta niiden hallintaan ja hyödyntämiseen. Yhtiöiden palveluksessa on yli 150 henkilöä.
Alan edelläkävijänä Berggren pitää laadunvalvonnassa huolta sekä henkilöstön asiantuntemuksesta että tietohallinnon infrastruktuurista. Hankkeen tavoitteena oli kaikkien toimintojen perinpohjainen tehostaminen. Tuloksena Berggrenin ydinprosessit on nyt sähköistetty.

Rutiininomaisia työvaiheita on automatisoitu. Sovelton toteuttamat valmiit asiakirjamallit ovat verkossa, eikä niitä tarvitse enää tulostaa ja skannailla. Asiakkaille on oma extranet-ratkaisunsa, jolla vältetään kaksinkertaista työtä.

Toimintojen sähköistäminen ei tapahtunut hetkessä ja vaati uusien työkalujen käyttöönototon ohella uusien toimintatapojen omaksumista. Henkilöstö- ja IT-osasto suunnittelivat yhteistyössä osana kokonaisuutta järjestetyn koko henkilöstön koulutuksen uuden Office 2007 –järjestelmän käyttöön.

Tekes otti ajan haltuun ja kesytti kiireen

Tekes on yritysten, yliopistojen, korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten haastavien tutkimus- ja kehitysprojektien ja innovaatiotoiminnan rahoittaja ja aktivoija. Tekes auttaa yrityksiä muuttamaan kehittämiskelpoisen idean liiketoiminnaksi tarjoamalla rahoitusta ja asiantuntijapalveluja.

Sovelto järjesti keväällä 2010 Tekesin assistenteille Outlook 2007 – Aika haltuun –kesytä kiire – koulutuksen, jonka tavoitteena oli ottaa täydet tehot irti Outlookista ja tehostaa ajankäyttöä.

Koulutukseen osallistujat arvioivat viikoittain säästävän 63 minuuttia työaikaansa uusien tehostuneiden työtapojen myötä. Vuositasolla ajansäästö vastaa 1,2 työviikkoa per osallistuja.

Kurssilla harjoiteltiin ajankäytön suunnittelua ja priorisointia Sovelton kouluttajan johdolla. Outlookista toiminnallisuuksista otettiin käyttöön muun muassa tehtävien kirjaaminen, jotta työt eivät jää pelkästään muistin varaan. Kaikki koulutukseen osallistujista arvioivat koulutuksen yhtenäistäneen toimintatapoja ja tehostaneen työskentelyä.

Kurssipalautteita:

Oli paljon avoimia asioita, joita nyt osaan käyttää. Käsikirjasta ja omista muistiinpanoista tarkistelen myös asioita.
Outlookin käyttö muuttunut tehokkaammaksi.
Parempia toimintatapoja käyttöön: sähköpostien ryhmittely kansioihin, vähemmän sähköpostin printtausta, tehtävien lajittelua ja tehokkaampaa aikataulutusta.
Äärimmäisen hyviä asioita, pitäisi vaan harjoitella enemmän.
Kurssilta sai monia hyödyllisiä vinkkejä. Kaikkia en ole alkanut käyttää vielä, mutta muutamia aikaa säästäviä uusia toimintoja kuitenkin.

Taulukkolaskentaohjelma tehokkaampaan käyttöön rahoitusyhtiölle

Sovelto toteutti kevään 2010 aikana yritysluottoja tarjoavalle suurelle rahoitusyhtiölle Excelin – käyttöä tehostavia tehokoulutuksia. Microsoft Excel on ollut pitkään käytössä yrityksen työntekijöillä, mutta jokainen on omaksunut omat työmenetelmät itsenäisesti. Koulutuksen avulla haluttiin tehostaa Excelin käyttöä ja yhtenäistää työmenetelmiä.

Sovelton kouluttaja keräsi parhaat kikat ja konstit, jotka auttavat tekemään taulukoita helposti ja nopeasti. Rahoitusyhtiössä Excel on erityisen tärkeässä asemassa ja käytöstä johtuvat virheet on pystyttävä minimoimaan.

Koulutukseen osallistujat arvioivat viikoittain säästävän 54 minuuttia työaikaansa uusien toiminnallisuuksien ja tehostuneiden työtapojen myötä. Vuositasolla säästö vastaa yhtä kokonaista työviikkoa per osallistuja. 

Kurssilla paneuduttiin osallistujien arkisiin tehtäviin mm. kaavojen tarkistamiseen, kaavioiden luomiseen ja tietojen lajitteluun. Kurssin tavoitteena oli saada näppärät työskentelytavat ohjelmaa jo käyttäneille henkilöille.

90 % koulutukseen osallistujista arvioi sen yhtenäistäneen toimintatapoja ja tehostaneen työskentelyä.

Kurssipalautteita:

Excel-taulukoita on helpompi muokata ja laatia uusia ja käyttää monipuolisemmin.
Opin paljon pieniä kikkoja jotka helpottavat asiakirjojen muotoilua.
Oikotiet helpottavat ja nopeuttavat työskentelyä.
Käyttö nopeutunut ja helpottunut. Oppimateriaali on vieressä ja yritän opetella aina sopivassa välissä jotain uutta.
Mukavan pieni ryhmä, luonnollinen ja aikataulussa pysyvä kouluttaja. Hyvä koulutus. Kiitos.